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Viele Managementsysteme sind über Jahre gewachsen. Prozessbeschreibungen liegen auf Netzlaufwerken, Nachweise werden per E-Mail versendet, Maßnahmen in unterschiedlichen Excel-Listen gepflegt und wichtige Informationen sind nur einzelnen Mitarbeitern bekannt.
Die Folge: hoher Pflegeaufwand, unterschiedliche Dokumentenstände, fehlende Transparenz und unnötige Doppelarbeit.
TopQM-Systems unterstützt Unternehmen dabei, bestehende Managementsysteme mit Microsoft 365 und SharePoint zu digitalisieren. Gemeinsam schaffen wir eine zentrale, übersichtliche und praxisnahe Struktur für Prozesse, Dokumente, Aufgaben, Maßnahmen und Nachweise.
Dabei steht nicht die Technik allein im Mittelpunkt. Entscheidend ist ein digitales Managementsystem, das zu den Abläufen Ihres Unternehmens passt, von den Mitarbeitern genutzt wird und die Anforderungen relevanter Managementsystemnormen unterstützt.
Ein digitales Managementsystem ist mehr als die Ablage eines QM-Handbuchs auf einem Server oder in einer Cloud. Prozesse, Dokumente, Verantwortlichkeiten, Aufgaben und Nachweise müssen so miteinander verbunden werden, dass sie im Arbeitsalltag einfach genutzt und zuverlässig gepflegt werden können.
Bei der Digitalisierung eines Managementsystems werden bestehende Strukturen analysiert, vereinheitlicht und in eine zentrale digitale Arbeitsumgebung überführt.
Dazu gehören beispielsweise:
Microsoft 365 und SharePoint bieten hierfür verschiedene Möglichkeiten. Welche Funktionen sinnvoll sind, hängt von den Anforderungen, der vorhandenen IT-Umgebung, den Lizenzen und der gewünschten Ausbaustufe ab.
In vielen Unternehmen sind die benötigten Informationen grundsätzlich vorhanden. Sie befinden sich jedoch an unterschiedlichen Stellen und werden mit verschiedenen Werkzeugen verwaltet.
Typische Herausforderungen sind:
Ein digitales Managementsystem schafft eine gemeinsame Plattform, auf der Informationen strukturiert bereitgestellt, bearbeitet und nachverfolgt werden können.
Microsoft 365 stellt Anwendungen und Dienste bereit, die sich für die digitale Zusammenarbeit und die strukturierte Abbildung von Managementsystemen einsetzen lassen.
Je nach Bedarf können unter anderem folgende Anwendungen eingebunden werden:
Zentrale Plattform für Prozesslandschaften, gelenkte Dokumente, Informationen, Nachweise und die standortübergreifende Zusammenarbeit.
Zusammenarbeit in Teams und Projekten, Besprechungen, Kommunikation sowie strukturierter Zugriff auf relevante Informationen.
Übersichtliche Verwaltung von Aufgaben, Maßnahmen, Risiken, Verbesserungsvorschlägen, Abweichungen oder anderen strukturierten Informationen.
Automatisierung wiederkehrender Abläufe, beispielsweise für Prüfungen, Freigaben, Erinnerungen oder Statusmeldungen.
Visualisierung von Kennzahlen und Daten, sofern die erforderlichen Datenquellen und technischen Voraussetzungen vorhanden sind.
Digitale Erfassung von Informationen, Rückmeldungen, Bewertungen oder standardisierten Abfragen.
TopQM-Systems entwickelt gemeinsam mit Ihnen eine passende Struktur. Dabei werden nur die Funktionen eingesetzt, die für Ihr Unternehmen und Ihr Managementsystem tatsächlich einen Mehrwert bieten.
SharePoint kann als zentrale Informations- und Arbeitsplattform für ein digitales Managementsystem genutzt werden.
Statt Informationen in voneinander getrennten Ordnerstrukturen abzulegen, können Prozesse, Dokumente, Zuständigkeiten und Nachweise miteinander verknüpft und gezielt bereitgestellt werden.
Mögliche Anwendungsbereiche sind:
Berechtigungskonzepte ermöglichen es, Inhalte entsprechend den jeweiligen Rollen und Aufgaben bereitzustellen. Die konkrete Umsetzung wird an die bestehende Microsoft-365-Umgebung sowie die Sicherheits- und Compliance-Anforderungen des Unternehmens angepasst.
Ein integriertes Managementsystem bündelt mehrere Managementsysteme in einer gemeinsamen Struktur. Dazu können beispielsweise folgende Normen und Anforderungen gehören:
Statt für jede Norm ein separates System aufzubauen, werden gemeinsame Anforderungen zusammengeführt. Das betrifft beispielsweise:
Microsoft 365 und SharePoint können dabei unterstützen, diese gemeinsame Struktur digital abzubilden. So entsteht kein zusätzliches digitales Inselsystem, sondern eine zentrale Arbeitsumgebung für das gesamte integrierte Managementsystem.
Mehr zur fachlichen Einführung und Harmonisierung verschiedener Managementsysteme erfahren Sie auf unserer Seite zur IMS-Beratung.
Die Prozesslandschaft bildet eine zentrale Grundlage eines wirksamen Managementsystems. Sie zeigt, wie Führungs-, Kern- und Unterstützungsprozesse zusammenwirken und welche Schnittstellen zwischen den einzelnen Unternehmensbereichen bestehen.
In einem digitalen Managementsystem kann die Prozesslandschaft als zentraler Einstiegspunkt genutzt werden.
Mitarbeiter können von dort beispielsweise auf folgende Informationen zugreifen:
TopQM-Systems unterstützt Sie bei der Überprüfung, Vereinheitlichung und digitalen Abbildung Ihrer bestehenden Prozesslandschaft.
Eine nachvollziehbare Dokumentenlenkung ist Bestandteil zahlreicher Managementsysteme. Es muss erkennbar sein, welche Dokumente gelten, wer für sie verantwortlich ist und wann sie geprüft, geändert oder freigegeben wurden.
Mit einer strukturierten SharePoint-Lösung können unter anderem folgende Anforderungen unterstützt werden:
Die technische Umsetzung allein reicht jedoch nicht aus. Zunächst müssen Dokumentenarten, Verantwortlichkeiten, Freigaben und Lenkungsregeln eindeutig definiert werden.
TopQM-Systems verbindet deshalb die fachlichen Anforderungen des Managementsystems mit einer praxisnahen digitalen Struktur.
In Managementsystemen entstehen regelmäßig Aufgaben und Maßnahmen – beispielsweise aus:
Werden diese Informationen in verschiedenen Listen oder E-Mails gepflegt, fehlen häufig ein gemeinsamer Überblick und ein einheitlicher Bearbeitungsstatus.
Ein digitales Maßnahmenmanagement kann folgende Informationen zentral abbilden:
Automatisierte Erinnerungen und Benachrichtigungen können die Nachverfolgung unterstützen. Welche Automatisierungen sinnvoll und technisch möglich sind, wird im jeweiligen Projekt festgelegt.
Auch interne Audits können durch eine digitale Struktur effizienter geplant, durchgeführt und nachverfolgt werden.
Mögliche Anwendungsbereiche sind:
Bei integrierten Managementsystemen können gemeinsame Auditprogramme für mehrere Normen genutzt werden. Dadurch lassen sich Überschneidungen erkennen und unnötige Mehrfachprüfungen vermeiden.
TopQM-Systems unterstützt Sie sowohl bei der fachlichen Auditplanung als auch bei der Entwicklung einer geeigneten digitalen Struktur.
Eine Managementbewertung sollte auf nachvollziehbaren Informationen basieren und konkrete Entscheidungen ermöglichen.
Ein digitales Managementsystem kann dabei helfen, relevante Informationen strukturiert zusammenzuführen, beispielsweise:
Je nach Datenlage und technischer Umgebung können Kennzahlen zusätzlich über geeignete Auswertungen oder Dashboards visualisiert werden.
Wiederkehrende administrative Tätigkeiten können je nach Anwendungsfall durch digitale Workflows unterstützt werden.
Mögliche Beispiele sind:
Automatisierung ist jedoch nur dann sinnvoll, wenn der zugrunde liegende Prozess eindeutig und wirksam gestaltet ist. Ein unklarer Prozess wird durch Digitalisierung nicht automatisch besser.
TopQM-Systems analysiert deshalb zunächst den bestehenden Ablauf und entwickelt anschließend gemeinsam mit Ihnen eine geeignete digitale Lösung.
TopQM-Systems begleitet Sie von der Analyse der bestehenden Strukturen bis zur Einführung und Weiterentwicklung des digitalen Managementsystems.
Wir prüfen gemeinsam:
Auf Basis der Analyse entwickeln wir ein passendes Konzept für:
Vor der Übertragung in ein digitales System werden vorhandene Prozesse und Dokumente überprüft.
Dabei klären wir unter anderem:
TopQM-Systems unterstützt bei der praktischen Umsetzung und der Überführung der vereinbarten Strukturen in die digitale Arbeitsumgebung.
Der genaue Umfang wird an die vorhandene IT-Organisation und die technischen Verantwortlichkeiten im Unternehmen angepasst.
Ein digitales Managementsystem funktioniert nur, wenn es von den Mitarbeitern verstanden und genutzt wird.
Deshalb unterstützen wir durch:
Nach der Einführung kann das digitale Managementsystem schrittweise ergänzt und weiterentwickelt werden – beispielsweise um weitere Standorte, Normen, Prozesse, Listen oder Auswertungen.
Unser Ziel ist kein digitales System, das nur für Audits gepflegt wird. Wir schaffen gemeinsam mit Ihnen eine Arbeitsumgebung, die Prozesse unterstützt, Informationen verfügbar macht und im Unternehmensalltag einen erkennbaren Nutzen bietet.
Microsoft 365 Copilot kann Anwender bei verschiedenen Tätigkeiten in Microsoft-365-Anwendungen unterstützen. Dazu gehören beispielsweise die Strukturierung von Informationen, die Zusammenfassung von Inhalten oder die Vorbereitung von Entwürfen.
Der Einsatz von KI im Managementsystem erfordert jedoch klare Regeln. Besonders relevant sind:
TopQM-Systems unterstützt Sie dabei, Microsoft 365 Copilot sinnvoll in bestehende Prozesse und Managementsystemstrukturen einzubinden.
Mehr erfahren Sie auf unserer Seite Microsoft Copilot für Microsoft 365.
Die Digitalisierung eines Managementsystems eignet sich insbesondere für Unternehmen, die:
Die passende Lösung richtet sich nicht nach der Unternehmensgröße allein. Entscheidend sind die vorhandenen Strukturen, die Komplexität der Prozesse und die Ziele des Unternehmens.
Ja. Vorhandene Prozesse, Dokumente und Nachweise können zunächst analysiert, bereinigt und anschließend in eine geeignete digitale Struktur überführt werden. Dabei sollte nicht nur die bestehende Ordnerstruktur kopiert werden. Sinnvoller ist es, Prozesse, Verantwortlichkeiten und Dokumentenlenkung vor der Übertragung zu überprüfen.
SharePoint kann als zentrale Plattform für ein integriertes Managementsystem eingesetzt werden. Prozesslandschaft, Dokumente, Aufgaben, Maßnahmen und Nachweise können strukturiert miteinander verbunden werden. Die konkrete Eignung hängt von den Anforderungen, der vorhandenen Microsoft-365-Umgebung und dem vorgesehenen Nutzungskonzept ab.
Ja. Gemeinsame Anforderungen aus ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001 oder ISO 27001 können in einer gemeinsamen Struktur abgebildet werden. Normspezifische Anforderungen bleiben dort getrennt, wo dies fachlich notwendig ist.
Nein. Vor der Migration sollte geprüft werden, welche Dokumente aktuell, notwendig und tatsächlich wirksam sind. Doppelte, veraltete oder nicht mehr benötigte Inhalte sollten nicht ungeprüft in das neue System übernommen werden.
Abhängig von der technischen Umgebung können Zuständigkeiten, Fristen, Statusinformationen, Erinnerungen und Eskalationen digital unterstützt werden. Die konkrete Umsetzung wird auf die Prozesse und Anforderungen des Unternehmens abgestimmt.
Nein. Eine technische Plattform allein gewährleistet keine Normkonformität. Entscheidend sind wirksame Prozesse, klare Verantwortlichkeiten, geeignete Nachweise und die tatsächliche Anwendung im Unternehmen. TopQM-Systems verbindet deshalb die Digitalisierung mit fachlicher Managementsystemberatung.
Ja. Gemeinsame Strukturen können zentral bereitgestellt und gleichzeitig um standortspezifische Informationen ergänzt werden. Wichtig sind ein klares Rollenmodell, einheitliche Grundprozesse und eine geplante Rollout-Begleitung.
Sie möchten Ihr bestehendes Managementsystem digitalisieren, ein integriertes Managementsystem mit Microsoft 365 und SharePoint abbilden oder Ihre bisherige Dokumenten- und Prozessstruktur modernisieren?
TopQM-Systems unterstützt Sie von der Analyse über die Konzeption bis zur praktischen Einführung und Weiterentwicklung.
Gemeinsam schaffen wir ein digitales Managementsystem, das:
