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Microsoft 365 Copilot eröffnet Unternehmen neue Möglichkeiten, Informationen schneller zu verarbeiten, Inhalte vorzubereiten und tägliche Aufgaben effizienter zu gestalten.
Der Nutzen entsteht jedoch nicht allein durch die Bereitstellung einer Lizenz. Damit Microsoft 365 Copilot im Unternehmen wirksam und verantwortungsvoll eingesetzt werden kann, müssen Prozesse, Daten, Berechtigungen, Verantwortlichkeiten und Anwendungsfälle zusammenpassen.
TopQM-Systems unterstützt Unternehmen bei der strukturierten Einführung und Nutzung von Microsoft 365 Copilot – von der Analyse der Ausgangssituation über geeignete Anwendungsfälle und Governance-Regeln bis zur Einbindung der Mitarbeiter.
Unser Fokus liegt auf einer praxisnahen Integration in bestehende Unternehmensprozesse und Managementsysteme.
Microsoft 365 Copilot ist ein KI-gestütztes Werkzeug für berufliche Aufgaben. Nutzer formulieren eine Anweisung beziehungsweise einen Prompt und erhalten KI-generierte Antworten oder Inhalte.
Je nach Lizenz, Konfiguration, Anwendung und Berechtigung kann Copilot mit Informationen aus dem Internet sowie mit Arbeitsinhalten arbeiten, auf die der jeweilige Nutzer zugreifen darf.
Microsoft 365 Copilot kann in verschiedene Microsoft-365-Anwendungen und Arbeitsabläufe eingebunden werden. Dazu gehören beispielsweise Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams und die zentrale Copilot-Umgebung.
Mögliche Anwendungen sind:
Welche Funktionen tatsächlich zur Verfügung stehen, hängt unter anderem von der verwendeten Microsoft-365- und Copilot-Lizenz, der technischen Konfiguration und den freigegebenen Anwendungen ab.
Microsoft 365 Copilot sollte nicht nur als Werkzeug zur Texterstellung betrachtet werden.
Sein Mehrwert liegt insbesondere in der Verbindung von KI mit bestehenden Arbeitsabläufen und – abhängig von Berechtigungen, Lizenz und Konfiguration – mit Informationen aus der Microsoft-365-Umgebung.
Dadurch können Mitarbeiter bei wiederkehrenden oder informationsintensiven Aufgaben unterstützt werden.
Entscheidend ist jedoch die Qualität der zugrunde liegenden Informationen. Unstrukturierte Daten, veraltete Dokumente oder zu weit gefasste Zugriffsrechte können die Qualität und Sicherheit der Ergebnisse beeinträchtigen.
Vor der Einführung sollten Unternehmen daher klären:
In Word kann Copilot abhängig von Lizenz und Konfiguration beispielsweise dabei unterstützen:
Die fachliche Prüfung und Freigabe der Inhalte bleibt Aufgabe des verantwortlichen Mitarbeiters.
In Excel kann Copilot bei der Arbeit mit Daten und Tabellen unterstützen, zum Beispiel durch:
Voraussetzung sind eine geeignete Datenqualität, eine verständliche Tabellenstruktur und die Verfügbarkeit der jeweiligen Funktionen.
In PowerPoint kann Copilot bei der Vorbereitung und Überarbeitung von Präsentationen unterstützen, beispielsweise durch:
Gestaltung, fachliche Richtigkeit und Freigabe sollten weiterhin durch den verantwortlichen Nutzer geprüft werden.
In Outlook kann Copilot abhängig von der verfügbaren Funktionalität beispielsweise unterstützen bei:
Gerade bei vertraulichen oder rechtlich relevanten Inhalten ist eine sorgfältige Prüfung vor dem Versand erforderlich.
In Teams kann Copilot beispielsweise dabei unterstützen:
Die Verfügbarkeit einzelner Funktionen kann von Lizenzierung, Konfiguration sowie Aufzeichnungs- und Transkriptionseinstellungen abhängen.
Microsoft 365 Copilot Chat bietet eine zentrale KI-gestützte Chatumgebung für berufliche Aufgaben. Nutzer können dort beispielsweise:
Microsoft unterscheidet verschiedene Copilot-Angebote und Lizenzmodelle. Der konkrete Zugriff auf Unternehmensinhalte und die Integration in Microsoft-365-Anwendungen hängen von der jeweiligen Lizenz und Konfiguration ab.
Deshalb sollte vor der Einführung geprüft werden, welche Copilot-Variante die fachlichen und technischen Anforderungen des Unternehmens erfüllt.
Microsoft 365 Copilot arbeitet innerhalb der vorhandenen Microsoft-365-Berechtigungen. Nutzer erhalten grundsätzlich nur Inhalte, auf die sie auch ohne Copilot zugreifen dürfen.
Das bedeutet jedoch auch: Bereits zu weit gefasste Berechtigungen können durch die Nutzung von Copilot schneller sichtbar und relevanter werden.
Vor dem Rollout sollten Unternehmen daher insbesondere prüfen:
Eine strukturierte Berechtigungs- und Informationsarchitektur ist eine wesentliche Voraussetzung für den sicheren Einsatz.
Microsoft weist ausdrücklich darauf hin, dass Copilot bestehende Zugriffsrechte berücksichtigt und übermäßig freigegebene Inhalte ein Risiko darstellen können. Microsoft-Dokumentation zu Sicherheit und Berechtigungen
Copilot kann nur auf Grundlage der verfügbaren und zugänglichen Informationen arbeiten. Sind Dokumente veraltet, mehrfach vorhanden oder widersprüchlich, kann sich dies auf die Qualität der Ergebnisse auswirken.
Vor der Einführung ist daher eine Bestandsaufnahme sinnvoll:
TopQM-Systems verbindet die Copilot-Einführung deshalb mit der Optimierung von Prozessen, Dokumentenlenkung und Managementsystemstrukturen.
Unternehmen benötigen klare und verständliche Regeln für die Nutzung von Microsoft 365 Copilot.
Diese sollten unter anderem festlegen:
Die Regeln sollten zur Organisation, zu den eingesetzten Managementsystemen und zu den tatsächlichen Anwendungsfällen passen.
Microsoft 365 Copilot kann Inhalte vorbereiten und Informationen zusammenfassen. KI-generierte Ergebnisse können jedoch unvollständig, ungenau oder missverständlich sein.
Deshalb gilt:
Copilot ist ein unterstützendes Werkzeug. Die Verantwortung für Inhalte, Entscheidungen und Freigaben bleibt beim Unternehmen und den zuständigen Mitarbeitern.
Microsoft 365 Copilot kann auch bei Tätigkeiten innerhalb eines Qualitätsmanagementsystems oder integrierten Managementsystems unterstützen.
Mögliche Anwendungsfälle sind:
Dabei ist besonders wichtig, dass gelenkte Dokumente nicht ungeprüft durch KI verändert werden. Prüf-, Freigabe- und Versionierungsprozesse müssen weiterhin eingehalten werden.
Microsoft 365 Copilot kann abhängig vom Anwendungsfall in Prozesse folgender Managementsysteme eingebunden werden:
Mehr über die digitale Abbildung von Prozessen, Dokumenten und Managementsystemen erfahren Sie auf unserer Seite Managementsysteme mit Microsoft 365 und SharePoint digitalisieren.
TopQM-Systems unterstützt Unternehmen bei der Vorbereitung, Einführung und wirksamen Nutzung von Microsoft 365 Copilot.
Gemeinsam klären wir:
Nicht jede Aufgabe eignet sich gleichermaßen für den Einsatz von Copilot.
Wir bewerten mögliche Anwendungsfälle unter anderem anhand folgender Fragen:
Das Ergebnis ist eine priorisierte Auswahl sinnvoller und umsetzbarer Anwendungsfälle.
Vor der Einführung prüfen wir gemeinsam die organisatorische und prozessuale Ausgangslage.
Dazu gehören beispielsweise:
Technische Detailprüfungen werden mit der internen IT oder dem zuständigen Microsoft-365-Dienstleister abgestimmt.
TopQM-Systems unterstützt Sie bei der Entwicklung eines praxisnahen Rahmens für den Copilot-Einsatz.
Dieser kann beispielsweise umfassen:
Ein kontrollierter Pilotbereich ermöglicht es, erste Erfahrungen zu sammeln und Regeln sowie Anwendungsfälle zu überprüfen.
Mögliche Schritte sind:
Der erfolgreiche Einsatz von Microsoft 365 Copilot hängt wesentlich davon ab, wie sicher und zielgerichtet Mitarbeiter das Werkzeug nutzen.
Unsere Trainings können unter anderem folgende Themen behandeln:
Die Inhalte werden an Zielgruppe, Vorkenntnisse und freigegebene Anwendungsfälle angepasst.
Nach der Pilotphase unterstützt TopQM-Systems bei der strukturierten Ausweitung auf weitere Mitarbeiter, Abteilungen oder Standorte.
Dabei betrachten wir:
Microsoft beschreibt für Microsoft 365 Copilot verschiedene Datenschutz- und Sicherheitsmechanismen. Copilot berücksichtigt demnach die im Microsoft-365-Mandanten vorhandenen Berechtigungen. Prompts, Antworten und über Microsoft Graph abgerufene Daten werden laut Microsoft nicht zum Training der zugrunde liegenden Basismodelle verwendet. Microsoft-Dokumentation zu Datenschutz und Sicherheit
Für Unternehmen bleibt es dennoch notwendig, die eigene Ausgangslage zu prüfen. Dazu gehören insbesondere:
Die konkrete rechtliche, technische und datenschutzrechtliche Bewertung muss anhand der jeweiligen Organisation, Konfiguration und Nutzung erfolgen. TopQM-Systems leistet keine Rechtsberatung, unterstützt aber bei der strukturierten Einbindung der Anforderungen in Prozesse und Managementsysteme.
Nicht alle Microsoft-365-Abonnements enthalten automatisch sämtliche Copilot-Funktionen.
Je nach gewünschtem Einsatz können erforderlich sein:
Die konkrete Verfügbarkeit einzelner Funktionen kann sich durch Microsoft-Updates, Lizenzänderungen und den schrittweisen Rollout neuer Funktionen verändern. Deshalb werden die technischen Voraussetzungen für jedes Projekt aktuell geprüft.
Weitere Informationen bietet Microsoft in der Übersicht der Lizenzoptionen und den technischen Mindestanforderungen.
TopQM-Systems betrachtet Microsoft 365 Copilot nicht isoliert als Software. Wir verbinden die Einführung mit Ihren Prozessen, vorhandenen Managementsystemen und den tatsächlichen Anforderungen der Mitarbeiter.
Eine strukturierte Microsoft 365 Copilot Beratung ist insbesondere sinnvoll, wenn Sie:
Nein. Beide Systeme nutzen generative KI, sind aber unterschiedliche Produkte mit unterschiedlichen Funktionen, Datenquellen, Vertragsbedingungen und Integrationen. Microsoft 365 Copilot ist auf berufliche Aufgaben und die Microsoft-365-Umgebung ausgerichtet.
Copilot arbeitet grundsätzlich innerhalb der Zugriffsrechte des jeweiligen Nutzers. Es verschafft dem Nutzer nicht automatisch neue Berechtigungen. Zu weit gefasste oder fehlerhaft konfigurierte Zugriffe können jedoch dazu führen, dass Informationen leichter gefunden werden. Deshalb sollten Berechtigungen vor der Einführung überprüft werden.
Microsoft erklärt, dass Prompts, Antworten und über Microsoft Graph abgerufene Daten bei Microsoft 365 Copilot nicht zum Training der zugrunde liegenden Basismodelle verwendet werden. Die konkreten Bedingungen und die jeweilige Konfiguration sollten dennoch anhand der aktuellen Microsoft-Dokumentation und Verträge geprüft werden.
Die erforderliche Lizenzierung hängt von der gewünschten Copilot-Variante, den eingesetzten Funktionen und dem vorhandenen Microsoft-365-Plan ab. Nicht jeder Nutzer benötigt zwingend denselben Funktionsumfang. Vor dem Rollout sollte festgelegt werden, welche Nutzergruppen welche Funktionen benötigen.
Nein. Eine Software oder Lizenz allein gewährleistet keine vollständige Datenschutzkonformität. Entscheidend sind unter anderem Konfiguration, Berechtigungen, Datenarten, Nutzung, interne Regeln und die rechtlichen Anforderungen des Unternehmens.
Copilot kann bei der Vorbereitung von Entwürfen unterstützen. Ein KI-generierter Entwurf ist jedoch nicht automatisch ein freigegebenes oder gelenktes Dokument. Die definierten Prüf-, Freigabe- und Versionierungsprozesse des Managementsystems müssen weiterhin eingehalten werden.
Ja. Copilot kann Mitarbeiter beispielsweise bei der Strukturierung und Zusammenfassung von Informationen unterstützen. Verantwortlichkeiten, Dokumentenlenkung, Kompetenzanforderungen, Informationssicherheit und die Prüfung der Ergebnisse müssen dabei geregelt bleiben.
Ja. Ein Pilotprojekt ermöglicht es, geeignete Anwendungsfälle, Regeln, Trainings und Risiken zunächst in einem begrenzten Bereich zu überprüfen. Die gewonnenen Erkenntnisse können anschließend in den weiteren Rollout einfließen.
Sie möchten Microsoft 365 Copilot in Ihrem Unternehmen einführen, vorhandene Anwendungen besser nutzen oder verbindliche Regeln für den sicheren KI-Einsatz entwickeln?
TopQM-Systems unterstützt Sie bei:
